Emailarchivierung

Was bereits seit 2015 gesetzlich vorgeschrieben ist, wird seit dem 01.01.2017 von den Behörden geahndet. Fast alle Unternehmen müssen elektronische Daten, die die Funktion eines Handels- bzw. Geschäftsbriefs oder Buchungsbelegs haben, nach den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ für 10 Jahre archivieren.

Dazu zählen beispielsweise E-Mails, die Angebote, Bestellungen oder Rechnungen enthalten.

Bei der Archivierung von E-Mails sind einige gesetzliche Anforderungen zu beachten [Aufzählung nicht abschließend]:

• E-Mails dürfen weder gelöscht, noch verändert werden.
• Ihr Unternehmen muss nachweisen können, dass Ihr Archivsystem manipulationssicher ist.
• Dateianhänge müssen im ursprünglichen Format verfügbar sein
• Texte und E-Mailanlagen, die maschinell auswertbar oder volltextrecherchierbar sind, müssen im Archiv die gleichen Recherchemöglichkeiten bieten
• Darüber hinaus müssen die E-Mails elektronisch aufbewahrt werden – ausdrucken und ablegen genügt nicht.
• Die E-Mails müssen indexiert und den entsprechenden Vorgängen zuzuordnen sein
• Nicht zuletzt ist eine Verfahrensdokumentation zum Umgang mit aufbewahrungspflichtigen bzw. steuerrelevanten E-Mails zu erstellen und zu pflegen.

Die von uns eingesetzten Systeme bieten Ihnen eine rechtssichere E-Mailarchivierung, die noch dazu einfach und komfortabel zu bedienen ist, denn natürlich soll zu allererst Ihnen der verlässliche Zugriff auf wichtige Daten über lange Zeiträume erleichtert werden.